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27 de mayo de 2015

Cómo hacer más fácil la transición de MS Office a LibreOffice

  • miércoles, mayo 27, 2015
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La suite ofimática es una herramienta fundamental en cualquier proceso de migración a otro sistema operativo, no sólo en el ámbito laboral sino también para los usuarios domésticos. Esto no es ningún misterio, la pregunta más común que uno escucha cuando sugiere a otra persona la posibilidad de pasarse a GNU/Linux es: “¿Voy a poder abrir tal archivo de MS Office?”. Precisamente por esta razón no deja de llamarme la atención la poca importancia que le otorgamos a la suite ofimática en GNU/Linux. Es decir, yo creo que para que GNU/Linux realmente sea de uso masivo y pueda de una vez por todas conquistar el mercado de las computadoras de escritorio no hace falta un editor de videos más avanzado o un editor de imágenes que realmente esté a la altura de Photoshop, ni siquiera una plataforma de juegos como Steam. Todo lo que hace falta es hacer la transición más fácil.

Conseguir que GNU/Linux venga instalado de fábrica en más computadoras es definitivamente un paso en el sentido correcto, pero ¿de qué ayuda sería eso si, por ejemplo, la suite ofimática no permite abrir los archivos en los que la gente está trabajando? Por esta razón, una de las cosas que yo le recomiendo a la gente que quiere probar GNU/Linux es que empiece a probar aplicaciones de software libre que también funcionan en Windows. De esa forma, la transición es más suave. Así, por ejemplo, les instalo LibreOffice, VLC, GIMP y Firefox, entre otras, para que se vayan acostumbrando a su interfaz y funcionamiento general.

El caso puntual de LibreOffice es, como ya planteé, especialmente importante y no está exento de problemas. Esta mini-guía tiene como objetivo ayudar a quienes están a punto de probar esta suite ofimática a fin de que puedan tomar una decisión fundada, y que conozcan las ventajas y desventajas que acarrea la utilización de este programa.

¿Por qué pasarse a LibreOffice?

  1. Es gratuito. A diferencia de MS Office, no hace falta pagar grandes sumas de dinero para poder utilizarlo. Si bien esto ya de por sí puede ser una razón de peso para un usuario individual, tiene un impacto aun mayor en pequeñas y medianas empresas, que generalmente utilizan una copia del software de ofimática en cada una de las computadoras de la empresa. Muchas personas, incluso algunas empresas o el propio Estado (sic), prefieren evadir este problema utilizando copias piratas de MS Office, con el consiguiente riesgo de seguridad que ello implica. LibreOffice, en cambio, es una alternativa gratuita y segura.
  2. Es software libre. Como todo software libre, LibreOffice recibe mejoras continuas, lo que impacta en forma directa en la seguridad y la estabilidad del programa. Además, LibreOffice cuenta con una de las comunidades más activas, que trabaja en forma permanente en la inclusión de nuevas funcionalidades y la corrección de errores.
  3. Utiliza formatos libres: a diferencia de DOC, WPD, XLS o RTF, que son formatos cerrados que sólo sus creadores conocen bien realmente, LibreOffice utiliza el formato libre ODF, el cual se convirtió en el estándar internacional ISO 26300:2006. El hecho de utilizar un formato abierto y estándar evita la obsolescencia de tus documentos y permite que pueda ser abierto en el futuro.
  4. Es multi-plataforma: existen versiones de LibreOffice tanto para Windows, Mac y Linux. Esto hace que la transición sea más fácil, sobre todo si no utilizás el mismo sistema operativo en casa y en el trabajo, por ejemplo.
  5. No te gusta la interfaz ribbon de MS Office. Muchos usuarios prefieren abandonar MS Office porque no han podido adaptarse a la interfaz ribbon. LibreOffice, en cambio, tiene una interfaz visual “clásica”, lo cual facilita la transición de aquellos que estén habituados a la interfaz del viejo MS Office.

 

¿Con qué problemas podría enfrentarme si decido migrar?

Ya vimos las razones para pasarse. Sin embargo, como en cualquier proceso de migración, pueden surgir problemas. Veamos algunos de los más comunes:

El soporte de archivos no es perfecto

LibreOffice y MS Office no utilizan por defecto el mismo formato para sus archivos. Como ya vimos, LibreOffice utiliza ODF. Por su parte, las versiones más antiguas de MS Office utilizan un formato cerrado (DOC, XLS, etc.) que sólo Microsoft conoce a fondo. A partir de 2007, MS Office utiliza por defecto el OpenXML, también conocido como OOXML (DOCX, XLSX, etc.). A diferencia del formato anterior, éste puede ser considerado un formato abierto (al igual que ODF) y ha conseguido convertirse en un estándar internacional ISO/IEC 29500.

Si bien las últimas versiones de LibreOffice y de MS Office traen compatibilidad para todos estos formatos -y muchos otros más- lo cierto es que no son perfectos, lo que hace que muchas veces los archivos no se vean iguales en un programa y en otro. Esto, como es obvio, es más grave en el caso de LibreOffice, puesto que es menos utilizado que MS Office. Por esta razón, son los usuarios de LibreOffice quienes tendrán que adaptarse a los formatos dominantes, en caso de que esto resulte inevitable, claro está.

¿Cómo mitigar este problema?

Bueno, aquí lo importante es determinar si los archivos en cuestión deben o no ser editados posteriormente.

En caso de que no sea necesaria su edición, entonces la solución es muy sencilla. Lo más recomendable es exportar el documento a PDF y compartir este archivo en vez del original. Esto vale tanto para los archivos de MS Office (DOC, DOCX, XLS, XLSX, etc.) como para los de LibreOffice (ODF), ya que si bien es cierto que el soporte que incluye LibreOffice para los documentos de MS Office no es perfecto, sólo las versiones más nuevas de MS Office incluyen soporte para ODF, y un soporte bastante malo y limitado. Al compartir el archivo en formato PDF, en cambio, nos aseguraremos de que quienes abran el archivo podrán verlo tal y como fue diseñado. Cabe mencionar que LibreOffice incluye la posibilidad de convertir un documento a PDF sin necesidad de instalar ninguna extensión o paquete adicional. Simplemente hay que ir a Archivo > Exportar como PDF. Los usuarios que así lo deseen, también podrán configurar una serie de opciones para personalizar dicha exportación, que dicho sea de paso es de las más avanzadas que he visto en este tipo de suites ofimáticas.

Exportar a PDF

En caso de que sea necesaria la edición del archivo a compartir, entonces no hay soluciones perfectas, aunque sí algunas recomendaciones a tener en cuenta. La primera y principal es guardar estos archivos en formato MS Office 97/2000/XP/2003. En mi larga experiencia usando LibreOffice, y antes que él OpenOffice, puedo decir con toda seguridad que (casi) siempre los archivos con formato DOC tienen un mejor soporte que los DOCX. Lo mismo puede decirse de los archivos XLS y los XLSX, etc. Por otra parte, si bien siempre es preferible utilizar formatos libres, MS Office incluye un soporte de archivos ODF bastante rudimentario. En conclusión, mal que nos pese, la mejor solución es guardar el archivo con el formato del viejo MS Office. Esto es, desde mi punto de vista, una tremenda paradoja puesto que LibreOffice incluye un mejor soporte para el formato privativo de MS Office, en vez del formato abierto OOXML. Pero bueno, esa es la triste realidad.

Por otra parte, como LibreOffice guarda por defecto los archivos en formato ODF, cada vez que guardamos un archivo con otro formato nos sale un cartel alertándonos de posibles problemas de compatibilidad. En caso de que esto resulte molesto y que quieras guardar siempre en formato MS Office 97/2000/XP/2003, es posible cambiar este comportamiento yendo a Herramientas > Opciones y luego Cargar/Guardar > General. Allí hay que destildar la casilla Alertarme cuando no guardo en formato ODF y en Siempre guardar como elegir MS Office 97/2000/XP/2003, como se ve en la captura a continuación.

Guardar como DOC

Las macros no funcionan

LibreOffice incluye soporte para Macros, pero éstas se almacenan usando un lenguaje diferente al utilizado por MS Office. LibreOffice usa un lenguaje llamado LO-Basic, mientras que MS Office utiliza una versión reducida de Visual Basic especialmente diseñada para aplicaciones, popularmente conocida como VBA. Si bien ambos lenguajes son muy similares, tienen sus diferencias y no son compatibles. Como si esto fuera poco, LibreOffice incluye un soporte muy básico para VBA, y MS Office no incluye ningún soporte para LO-Basic. Esto hace que las macros que se escriben en MS Office rara vez corren bien en LibreOffice, y viceversa. Por último, la documentación de LO-Basic es muy pobre, incluso en inglés. Aquellos interesados en dominar LO-Basic, pueden echar un vistazo a  esta vieja guía para programadores.

¿Cómo mitigar este problema?

Ante este problema, no hay escapatoria, realmente. Lo único que queda es resignar la utilización de las macros o realizar la traducción de las macros a mano, lo cual puede resultar una tarea relativamente fácil en el caso de las macros más sencillas o una verdadera odisea en el caso de las macros más complicadas.

No se pueden editar documentos en forma colaborativa

Si bien hace varios años se anunció que esta funcionalidad estaba siendo desarrollada, e incluso se incluyó un video con un prototipo en funcionamiento, por alguna razón la cosa nunca prosperó. Ergo, LibreOffice todavía no cuenta con la posibilidad de editar documentos en forma colaborativa.

¿Cómo mitigar este problema?

Por el momento, la mejor opción para los usuarios de GNU/Linux es utilizar Google Docs, Zoho o algún otro servicio en la nube similar. Entre las alternativas libres cabe destacar OnlyOffice y Etherpad, que también permiten trabajar documentos en forma colaborativa.

Falta de funcionalidades o errores (bugs)

LibreOffice y MS Office no traen las mismas funcionalidades. Esto significa que algunas cosas que se pueden hacer en LibreOffice no se pueden hacer en MS Office y viceversa. Posiblemente, falten más funcionalidades en LibreOffice que en MS Office, sobre todo en LibreOffice Impress y Base, los equivalentes a MS Power Point y Access.

¿Cómo mitigar este problema?

Ser consciente de antemano de la existencia de estas limitaciones es importante a la hora de migrar a LibreOffice. Para ver un listado comparativo completo de las funcionalidades de LibreOffice y MS Office sugiero leer el wiki de The Document Foundation. Cabe destacar que algunas de estas cuestiones no son tan graves como parecen. El hecho de que LibreOffice Base no sea tan completo como MS Access no tiene tanta importancia si tenemos en cuenta que Access en sí mismo es considerado un sistema de base de datos obsoleto, ampliamente superado por En lo que respecta a los errores que el programa pueda tener, al tratarse de un software libre, lo recomendable es reportar el error para que la comunidad pueda corregirlo.

Otras cuestiones

Aprender las equivalencias

Es importante aprender el nombre de los programas que sirven como alternativa a cada una de las herramientas de MS Office, así como las diferentes extensiones utilizadas por defecto en cada uno de ellos.

MS LibreOffice
Word (.doc, .docx) Writer (.odt)
Excel (.xls, .xlsx) Calc (.ods)
Power Point (.ppt, .pps, .pptx) Impress (.odp)
Access (.mdb, .accdb) Base (.odb)
Visio (.vsd, .vsdx) Draw (.odg)

Protocolo de migración a LibreOffice

The Document Foundation, la fundación detrás del desarrollo de LibreOffice, ha preparado un protocolo de migración a esta suite ofimática que incluye un listado de medidas a tomar a la hora de iniciar el proceso de migración en cualquier organización. Este documento es de lectura recomendada.

Instalar fuentes de Microsoft

Una de las razones por las que algunos documentos no se ven igual en Windows y en GNU/Linux es porque las fuentes utilizadas en Windows no vienen instaladas por defecto en GNU/Linux. Si bien las alternativas libres que vienen con GNU/Linux son muy similares y, algunas de ellas, incluso hasta son técnicamente superiores, no son iguales.

Allá lejos y hace tiempo, en 1996, Microsoft lanzó un “paquete de fuentes TrueType fundamentales para la web”. Estas fuentes tenían una licencia muy permisiva, por lo que cualquiera podía instalarlas. En ese entonces Microsoft quería que sus fuentes se convirtieran en los tipos de letra estándar de todo el mundo, por lo que las entregó a quienes quisieran utilizarlas. Este paquete incluye la fuentes Andale Mono, Arial, Arial Negro, Comic Sans MS, Courier New, Georgia, Impacto, Times New Roman, Trebuchet, Verdana y Webdings. Cabe recordar que Times New Roman fue la fuente predeterminada para los documentos de Office hasta 2007.

Instalación en Ubuntu y derivados:

sudo apt-get install ttf-mscorefonts-installer

También es posible instalar las fuentes Clear Type de Microsoft. Estas fuentes son: Constantia, Corbel, Calibri, Cambria, Candara y Consolas. Calibri se convirtió en la fuente predeterminada en Microsoft Word desde la versión 2007 en adelante. Lamentablemente, Microsoft nunca lanzó estas fuentes al público, como sí lo hizo con las fuentes True Type. Sin embargo, incluyó estas fuentes como parte de su Visor de PowerPoint 2007, el cual está disponible para su descarga en forma gratuita. Aprovechando esta situación, es posible utilizar un script que descargará el Visor de PowerPoint de Microsoft, extraerá las fuentes Clear Type, y las instalará en tu sistema GNU/Linux.

Instalación en Ubuntu y derivados:

wget -O vistafonts-installer http://paste.desdelinux.net/?dl=5150

No olvides darle permisos de ejecución al archivo y luego ejecutarlo:

sudo chmod +x vistafonts-installer
 ./vistafonts-installer

Para utilizar estas fuentes por defecto en LibreOffice basta ir a Herramientas > Configuración y luego LibreOffice Writer > Fuentes Básicas, como se ve en la captura a continuación.

fuentes de microsoft en libreoffice

Teniendo en cuenta tu experiencia como usuario de GNU/Linux, ¿qué otras cuestiones recomendarías a los usuarios que están pensando en migrar a LibreOffice?


Fuente: Desde Linux

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