6 de junio de 2016

Alfresco: un Gestor de Documentos y Procesos Empresariales de Código Abierto

En las empresas y organizaciones es común gestionar una cantidad industrial de documentos, lo que conlleva una serie de procesos que tienden a consumir muchas horas hombres, los procesos de categorizar, almacenar, etiquetar, seleccionar y sobretodo controlar son bastantes engorrosos, además que en ocasiones cometemos errores que hacen que la tareas se hagan más complicadas. A raíz de está problemática y de muchas otras, se han desarrollado diversas soluciones tecnológicas que ayudan de una u otra manera a automatizar y controlar estos procesos, desde la comunidad del software libre se a aportado mucho a la gestión documental y uno de los software más importante del mundo libre en cuánto a la gestión de documentos se refiere es Alfresco.

alfresco_logo

Alfresco significa “al aire libre” y en un Gestor de Documentos y Procesos Empresariales de Código Abierto que es muy eficiente, fácil de usar y con una comunidad inmensa que apoya el desarrollo de nuevas funcionalidades. Alfresco está desarrollada en Java con otros componentes tecnológicos de código abierto, se han esforzado por usar los estándares internacionales para el desarrollo de aplicaciones libres, posee una amplia documentación lo que ayuda a la comunidad a seguir desarrollando mejoras que permitan cada día adaptar el software a los retos de la gestión documental.

Alfresco se distribuye en 3 versiones:

  • La versión Alfresco Community Edition: Que es de código abierto y totalmente libre, la cuál es administada por la comunidad y verificada por los creadores de Alfresco, es una versión que se actualiza muy a menudo y que posee un alto soporte por parte de programadores de todo el mundo.
  • La Versión Alfresco Enterprise Edition: La cuál es de código abierto y libre, pero que posee en su nucleo algunas características privativas y que además posee un soporte comercial de parte de la Empresa creadora de Alfresco. El soporte de Alfresco es muy bueno y principalmente la comercialización de está edición es la que permite financiar toda la estructura necesaria para que este Software sea tan potente.
  • La Versión Alfresco Cloud Edition: Que es la versión en la nube de Alfresco y en Software cómo Servicio que permite que muchas empresas puedan utilizar los servicios de alfresco sin una infraestructura muy grande. Está solución SaaS permite el trabajo colaborativo de los miembros de las empresas y además ayuda a las movilidad de las empresas, permitiendo el acceso a sus documentos desde cualquier lugar.

Entre la Comunidad de Software Libre y la Empresa que Administra Alfresco se ha creado una API y un SDK que permite a los desarrolladores integrar Alfresco a otras aplicaciones, desarrollar nuevos módulos para el núcleo de Alfresco y sobretodo optimizar los procesos que Alfresco ofrece. De está manera en Alfresco se innova y se corrigen errores de manera muy rápida, por lo que aventaja significativamente al resto de software tanto libres como privativos que se encuentran en el mercado, ya que tenemos garantía de tener un software actualizado con los últimos avances de la tecnología.

Uno de los fuertes de Alfresco es que se caracteriza por ser Simple, Inteligente y Seguro.

Alfresco Es Simple porque aprender a utilizarlo es sencillo, el nivel de usabilidad que tiene es muy alto además de que cuenta con una documentación de usuario muy amplia y estandarizada, la herramienta es muy intuitiva y permite reflejar en ella todos los procesos de gestión documental que las empresas utilizan en la actualidad. Alfresco puede ser utilizado desde cualquier dispositivo y desde cualquier Sistema Operativo, todo está bien estructurado y posee accesos rápidos para muchas de las tareas comunes.

Alfresco Es Inteligente porque permite automatizar todos los procesos de gestión documental que en la mayoría de los casos se hacen manual, además tiene cómo objetivo la transformación de documentos a digital, lo que ayuda a la optimización de recursos, a la organización de la data, la integración de los usuarios y proveedores, además al acceso de la información de manera rápida y según los criterios que deseo. Ya seas un Escritorio Jurídico, una Papelería, un Supermecardo o una Biblioteca, Alfresco va a permitir que puedas organizar los procesos documentales de tu organización, de manera rápida y eficiente.

Alfresco es Seguro porque posee diversos mecanismo que garantizan la integridad de los documentos almacenados, Alfresco cuenta con seguridad multinivel, gestión de documentos de archivo con certificación DoD, posee integridad de data, control de versiones, un excelente rendimiento, una robustez envidiable y sobretodo es un software amplíamente escalable.

Alfresco está compuesto por un framework web con capacidad de administración de contenido, virtualización de aplicaciones webs y de páginas estáticas, un repositorio de contenidos, una interfaz CIFS que permite la compatibilidad de sistemas de archivos en Windows y Unix, búsquedas vía el motor Apache SolrLucene y un excelente flujo de trabajo gracias a la tecnología jBPM.

Alfresco es uno de los software libre más utilizado en el mundo, con más de 1800 compañías que en la actualidad utilizan el producto, de igual manera miles de personas de todo el mundo gestionan, crean y organizan sus procesos documentales con él.

Alfresco soluciona diversas áreas de la gestión documental donde destaca:SolucionesAlfresco

  • La Gestión de Contenido ya que nos permite organizar y consolidar nuestra información mejorando de esta manera nuestra productividad y el control de nuestros documentos.
  • La Colaboración en la Empresa Ampliada, Alfresco nos permite compartir nuestra información con todos los miembros de la organización, de igual manera nuestros usuarios externos pueden acceder a la información que nosotros aprobamos desde cualquier lugar. Alfresco  hace posible que miembros de la organización, socios, clientes entre otros puedan participar, conocer y manejar la información que deseamos en tiempo real.
  • El Gobierno de la Información, en la actualidad los gobiernos se enfocan en ser más transparente pero de igual manera se enfocan en dar mecanismos automatizados para que sus ciudadanos puedan acceder a diversos servicios gubernamentales de manera más rápida y segura. Alfresco es un pionero en crear mecanismos que permitan cumplir las normativas gubernamentales, corporativas y judiciales.
  • La Gestión de Procesos, desde Alfresco podemos automatizar y optimizar todos los procesos de una empresa, elimine los cuellos de botellas y haga de la creación de facturas, ordenes de compras, ordenes de ventas, entre otros un proceso muchos más rápido y que a futuro sea mucho más sencillo auditarlo y encontrar los comprobantes que necesites.

Para comenzar a disfrutar de Alfresco podemos hacerlo utilizando la guía de instalación que la comunidad de Alfresco a redactado, además podemos descargar la versión de Alfresco Community Edition desde el siguiente enlace. Alfresco también nos ofrece una versión de Prueba Online que podemos disfrutar con sólo registrarnos en su web.

Toda la documentación de Alfresco la podemos encontrar aquí

Sin duda alguna, Alfresco es una herramienta innovadora, de espíritu libre y con una comunidad dispuesta a mejorar cada día más, que nos puede ser útil tanto en nuestros hogares cómo en nuestras empresas.

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Fuente: Desde Linux

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